Atelier 5 : Le projet se développe, les engagements évoluent. Comment organiser la progression ? (Animateur : Stefan Singer - Toits de Choix)

Atelier 5: Le projet avance, les engagements évoluent… comment organiser sa progression ? Animateur Stefan Singer

 

Au fur et à mesure d’un projet, les enjeux augmentent, les investissements ainsi que le nombre de personnes aussi… Une bonne gestion permet d’amener le projet à terme.

 

C’est quoi un projet ?

• Un changement, quelque chose d’innovant.

• Les contours d’un projet sont précis (ne pas se tromper d’objectif).

• Un projet généralement est limité dans le temps : se donner des échéances. Construire et vivre ensemble sont 2 projets, aux enjeux différents.

• Un projet est complexe.

• Une organisation est nécessaire selon les différentes phases : idée, conception, réalisation.

• L’état des lieux est important : il faut des moyens financiers, du temps, des compétences.

• L’évolution du projet dépend de la capacité à prendre des décisions… et comment les prendre ?

• Un projet comporte des risques : pas de garantie qu’il aboutisse -> gestion des risques : les identifier, les évaluer, les traiter. Sinon, obstacle… et échec !

• Un projet nécessite une organisation : qui fait quoi ? quand ? comment ? avec qui ?

 

Les projets sont des organisations.

 

Les caractéristiques d’une gestion de projet

• Bien analyser la situation, chaque contexte est différent.

• Règle les responsabilités, la gouvernance et les mandats. Parler au nom du groupe, pas au nom de l’individu.

• Gère les communications et organise les flux le plus directement possible. Qu’est-ce qui est partagé entre tous ? Qu’est-ce qui est partagé par quelques personnes seulement, et une fois le résultat atteint, partagé au groupe entier ? Mais besoin d’une transparence totale.

• Stimule l’intelligence collective et la créativité ? Chacun peut apporter une idée…

• Espace central où tout est géré, éventuellement par plusieurs personnes. Cette arborescence doit être visible, mais ne doit pas comporter 15 personnes !

• Favorise l’apprentissage du collectif, chacun apprend des autres.

• Vigilance du groupe car se crée forcément un univers propre, qui peut séparer de l’environnement (par les attitudes, les fonctionnements, les mots utilisés…).

 

Une approche systémique 

Saisir la globalité, avec tous les composants en interaction.

• Le projet, en liaison avec son extérieur, crée sa propre réalité.

• C’est un matériau vivant, dynamique, ouvert et complexe.

• Un système impossible à maîtriser, peut-être le laisser vivre, surveiller les limites…

• Vigilance par rapport au chemin à parcourir, pas forcément à la finalité du projet.

• Nécessaire d’être capable de naviguer, sinon perte de souplesse.

 

La méthodologie

• Une approche itérative, du général au détail : revenir sur le même sujet constamment, mais avec de plus en plus de précisions.

• Etude des variantes.

• Mettre en place des séquences : découper le projet en temps, organisation en phases, mettre des jalons. Exemple : tel objectif doit être atteint d’ici 2 mois.

• Résoudre les problèmes, au fur et à mesure.

 

Les enjeux particuliers d’un projet d’Habitat Participatif

• Déconstruire la complexité : rendre le projet simple, même si conscience de sa complexité, et ensuite monter en compétence.

• Autogestion et autonomie.

• Construire la confiance permettant l’engagement, par la transparence, la lisibilité des échéances.

• La conscience collective, qui est puissante, pas forcément positive, se construit petit à petit… Ensuite coopération.

 

Outil de la carte mentale (logiciel libre à télécharger via internet, du type Free map)

Pour garder une vision de la globalité et gérer les priorités.

Cette carte permet la production d’un tableau de Gantt, pour visualiser les séquences d’un projet. Mise à jour environ tous les 2 mois.

4 grands pôles :

• Le projet collectif et social

• L’organisation

• L’économie et la gestion

• Le programme technique

Ces 4 pôles comportent des sous-dossiers (avec des critères spécifiques à choisir : fait/à faire, personne responsable, date d’échéance…)

Ce logiciel permet d’obtenir une respiration de lecture : tantôt on voit la globalité (en fermant les sous-dossiers), tantôt on rentre dans le détail de chaque pôle… et donc dans sa complexité.

 

NB : Le séquentiel est primordial, surtout quand le groupe gère des relations avec une commune, des institutions, des entreprises…

 

 

Les outils de communication interne

• Descriptif du projet : relevé des décisions

• Organiser les archives et les échanges (il existe une plate-forme collaborative sur internet : forum de discussion, agenda, etc.).

• Ecrire une charte relationnelle, pour garantir la qualité des échanges.

 

L’organisation

• Répartir les tâches et les responsabilités… et s’y tenir !

• Chercher l’efficacité (être concis) et garantir la transparence.

• Clarifier la gouvernance et les rapports avec l’environnement.

• Construire la confiance et la puissance d’agir collectivement.

 

Les 4 phases d’un projet : l’émergence, le collectif d’étude, la maîtrise d’ouvrage de conception, la maîtrise d’ouvrage de réalisation.

Différents critères sont étudiés sur ces 4 phases : le poids des décisions, les coûts, les risques, le savoir, l’enthousiasme, le temps.

Ce tableau pointe les difficultés, du style : beaucoup de décisions à prendre en phase d’émergence, alors que peu de savoir, de compétences…On décide donc sans savoir !